Är ert ägardirektiv bara en skrivbordsprodukt?

Många ägarledda företag har i dag ett ägardirektiv. Färre har ett ägardirektiv som faktiskt används.

Mönstret är välbekant. Ägarna lägger tid och energi på att ta fram ett direktiv, det beslutas, skickas till styrelsen – och hamnar sedan i en pärm eller en mapp på den gemensamma lagringsytan. Ett år senare minns få vad det står i det. Styrelsen fattar sina beslut som tidigare, ledningen driver verksamheten som tidigare och ägarna upplever att ingenting egentligen har förändrats.

Det beror sällan på att direktivet är dåligt skrivet. Det beror på att det har behandlats som ett dokument – och inte som en del av ett system.

På Assensios hemsida finns flera artiklar om hur ett ägardirektiv tas fram och vad det bör innehålla. Den här artikeln handlar om nästa steg: hur man ser till att ägardirektivet verkligen får betydelse i den löpande ägarstyrningen och i bolagets vardag.

• En gemensam syn i ägargruppen på vad man vill med bolaget
• En tydlig ansvarsfördelning mellan ägare, styrelse och ledning
• Forum där ägarviljan faktiskt diskuteras – inte bara en gång, utan återkommande
• Rutiner för hur ägarna informeras, kommunicerar och fattar sina beslut
• En styrelse som har förstått och tagit till sig direktivet

Saknas detta blir direktivet en ö. Ett välformulerat dokument som ingen äger, som ingen följer upp och som ingen känner sig bunden av.

Det är därför Assensio alltid betonar att ett ägardirektiv måste vara genomtänkt och förankrat – inte bara i ägargruppen, utan i hela ägarstyrningen. Direktivet är ett av flera verktyg. Det är först när verktygen samverkar som ägarstyrningen fungerar.

Hendrik Trepp, grundare av Assensio, kommenterar:

"Jag har sett många ägardirektiv som är riktigt bra skrivna. Problemet är nästan aldrig texten. Problemet är att ingen har funderat på vad som ska hända dagen efter att det har antagits."

Ägardirektivet är toppen på ett isberg

Om ägardirektivet beskriver vad ägarna vill, beskriver ägarstyrningsmodellen hur den viljan ska omsättas i praktiken. Modellen handlar om allting – från de stora principerna för hur beslut fattas, ner till de små rutinerna som gör att det faktiskt händer.

I Assensios sätt att arbeta består en genomtänkt ägarstyrningsmodell av fem nivåer:

1. Självklart är ägardirektivet i sig kanske den viktigaste frågan mht bra ägarstyrning.

Du kan läsa mer om hur ett ägardirektiv tas fram här och också se exempel på vilka punkter som kan finnas med i ett ägardirektiv här.

2. Spelregler – vem bestämmer vad

Den första nivån handlar om ansvarsfördelningen. Vilka frågor ligger hos ägarna, vilka hos styrelsen och vilka hos ledningen? Och vad gäller för de ägare som också är anställda eller sitter i styrelsen? I ett ägarlett företag är det här ofta otydligt – och det är just den otydligheten som gör att direktivet tappar kraft. Om ingen vet vilka beslut som ska prövas mot direktivet, kommer inga beslut att prövas mot det.

3. Forum – var ägarviljan diskuteras

Nästa nivå handlar om var ägarna möts och hur de möter styrelsen. Bolagsstämman är det formella forumet, men den räcker sällan. Ofta behövs ett ägarråd eller en eller flera ägarrepresentanter, återkommande ägarmöten och en strukturerad dialog mellan ägarna och styrelsens ordförande.

4. Processer – hur det hänger ihop över året

Den tredje nivån är ägarstyrningens årshjul. På samma sätt som styrelsen har ett årshjul för sitt arbete, behöver ägarstyrningen ett eget.

När revideras ägardirektivet? När gör valberedningen sitt arbete? När rapporterar styrelsen tillbaka till ägarna om hur strategin förhåller sig till direktivet? Här hör också de ägarrelaterade beslut hemma som återkommer varje år – utdelning, styrelseval, arvoden och eventuella incitamentsprogram för såväl ägare som styrelseledamöter.

5. Rutiner – det som gör att det faktiskt blir gjort

Den sista nivån är den minst glamorösa, men kanske den viktigaste. Vem skickar ut kallelsen? Var lagras dokumenten? Hur får mindre ägare information? Vem ansvarar för kommunikationen men styrelseordförande? Det är här många ägarstyrningsmodeller faller – inte för att principerna är fel, utan för att ingen har ansvar för att de genomförs.

Läs mer om de administrativa processerna för ägarstyrning för ägarstyrning i denna artikel.

Fem sätt att hålla ägardirektivet levande

Hur gör man då i praktiken? Här är fem konkreta grepp som gör skillnad. Det första är en förutsättning för de övriga – resten kan anpassas efter bolagets storlek och mognad.

1. Utforma ägarstyrningsprocesserna utifrån de fyra nivåerna ovan

Börja med att göra ägarstyrningsmodellen konkret. Skriv ner spelreglerna för ansvarsfördelningen mellan ägare, styrelse och ledning. Bestäm vilka forum som ska finnas och hur ofta de ska mötas. Ta fram ett årshjul för ägarstyrningen med fasta tidpunkter för revidering av direktivet, valberedningens arbete och styrelsens återrapportering. Och definiera rutinerna – vem gör vad, och var dokumenten finns. Det behöver inte vara omfattande; för ett mindre ägarlett företag räcker ofta några sidor och ett enkelt årshjul. Det viktiga är att modellen är beslutad och känd i hela ägargruppen.

2. Tillse att styrelsen operationaliserar direktivet

När direktivet är antaget är det styrelsens och ledningens uppgift att översätta det till strategi, mål och planer. Be styrelsen redovisa hur strategin förhåller sig till ägardirektivet – gärna som en kort återkoppling till ägarna en gång per år. Då blir direktivet ett levande styrinstrument, inte en bilaga.

3. Ge någon ansvaret

Det som är allas ansvar blir ingens. Utse en ägarrepresentant eller annan ägare med ett tydligt mandat att hålla ihop ägarstyrningen – dokument, information, uppföljning och revidering av direktivet.

4. Revidera regelbundet – och på riktigt

En årlig revidering säkerställer att direktivet hänger med när bolaget, marknaden och ägargruppen förändras. Men revideringen ska vara en äkta återkommande dialog i ägargruppen, inte en formalitet där förra årets text klubbas igen. I större ägarkretsar kan en enkel webbaserad enkät fånga upp hur ägarviljan har rört sig.

5. Kommunicera direktivet utåt i organisationen

Delar av direktivet – till exempel de strategiska ledorden eller synen på långsiktighet – kan med fördel kommuniceras till ledningsgruppen och i vissa fall till hela organisationen. Det skapar en tydlig koppling mellan ägarnas vilja och det som görs i vardagen.

Från dokument till styrsystem

Ett ägardirektiv som bara finns i bokhyllan är inte neutralt – det är kontraproduktivt. Det ger sken av att ägarstyrningen är på plats, samtidigt som ingenting i praktiken har förändrats. Ägarna fortsätter att styra via korridorsamtal, styrelsen gissar sig till ägarviljan och ledningen får motstridiga signaler.

Skillnaden mellan ett ägarlett och ett ägarstyrt företag ligger inte i om det finns ett ägardirektiv. Den ligger i om det finns en ägarstyrningsmodell som gör direktivet relevant – i besluten, i forumen, i årshjulet och i de vardagliga rutinerna.

Assensio ser därför alltid ägardirektivet som en del av en helhet. Arbetet slutar inte när direktivet är antaget – det är då det börjar.

Vill du läsa mer om hur ett ägardirektiv tas fram och vad det bör innehålla, se våra separata artiklar om ägardirektiv (hur man tar fram ett ägardirektiv) samt (innehåll i ett ägardirektiv) och om resan från ägarlett till ägarstyrt.

Assensio Advisory är rådgivaren som hjälper ägarledda bolag att utveckla strategi och bättre bolagsstyrning. I hjärtat av Assensios tjänster ligger att hjälpa sina kunder att gå från att vara ägarledda till att bli ägarstyrda. Detta genom konsulttjänster och konsultstöd som rör ägarfrågor, styrfrågor, strategi, skriva ägardirektiv, verktyg och system kring bättre bolagsstyrning, rent generellt främja god bolagsstyrning etc. En viktig del i dessa tjänster är att klargöra rollfördelning och ansvarsfördelning ledning, styrelse och ägare. Assensio arbetar också som strategikonsult, med affärsutveckling, rådgivning kring strategi samt tillväxtstrategi för små och medelstora företag. Kontakta Hendrik Trepp på Assensio för mer information. Se länk till kontaktformulär.