Hur underhålla processen att hitta samsyn mellan många ägare i ett ägarlett företag?

Till och börja med är det avgörande att redan från början lägga en stabil grundstruktur enligt den metodik som Assensio förespråkar. Detta genom att bygga ägarstyrningen på ett ägardirektiv samt på vissa utvalda administrativa processer för ägarstyrning;

• Ägardirektivet är grunden för att uttrycka ägarviljan och utgör en viktig utgångspunkt för styrelsens och ledningens arbete.
  
  Ett väl förankrat ägardirektiv är det bästa verktyget för att skapa samsyn bland ägarna. Det ger också mindre ägare möjlighet att påverka företagets inriktning. Regelbunden (t ex årlig) uppdatering av ägardirektivet säkerställer att det är synkroniserat med den breda ägarviljan.
  
  Läs mer om ägardirektiv här.
  
  
• Administrativa processer för kommunikation och koordinering
  
  För att säkerställa en fungerande ägarstyrning behövs väl definierade administrativa processer som fokuserar på; informationsspridning, hur ägare kommunicerar sinsemellan, dokumentation samt underhåll av ägardirektivet. Till det hur ägarna kan koordinera formella beslut, t ex utdelning, bolagsstämmor och emissioner.
  
  Det är vanligt att en ägare tar ett administrativt ansvar för detta och ibland även har en kommunikativ roll gentemot styrelsen och ägare. Denna roll kallas ofta ägarrepresentant.
  
  Läs mer om administrativa processer här.
  
  

Med grundstommen lagd handlar processen mer om att anpassa den beroende på hur många ägare det ägarledda bolaget har. Nedan följer riktlinjer beroende på storleken på ägarkretsen.

Upp till 10 ägare

Med färre än 10 ägare är det relativt enkelt att samla alla vid behov. Alla ägare bör också tidvis mötas för att diskutera och revidera ägardirektivet samt hantera övriga beslut kopplat till ägarrollen.

11–50 ägare

När ägarbasen växer kan det bli svårt att upprätthålla direkt ägarstyrning. En vanlig lösning är att utse en ägargrupp som inkluderar huvudägarna och några representanter för mindre ägare. Gruppen bör vara:

• Tillräckligt stor för att ha legitimitet.
• Tillräckligt liten för att kunna arbeta effektivt.

Ägargruppen får mandat att representera samtliga ägare i relevanta processer.

Den bör då och då rapportera tillbaka till ägarna via exempelvis Teams-möten, särskilt inför bolagsstämmor. IT-plattformar kan användas för dokumentdelning och informationsspridning, vilket är praktiskt då alla ofta arbetar inom samma IT-miljö.

Över 50 ägare

Med fler än 50 ägare blir direkt inflytande för mindre ägare alltmer begränsat. För att fånga upp ägarviljan kan företaget, förutom ovanstående, t ex använda sig av webbaserade enkätundersökningar. Dessa kan t ex göras årligen inför uppdateringsprocessen av ägardirektivet.

Hendrik Trepp, grundare av Assensio, kommenterar:

"Hur länge detta fungerar beror på hur snabbt antalet aktieägare växer. Förr eller senare blir det opraktiskt att upprätthålla de processer som fungerade när bolaget var mindre."

När företag når en viss storlek eller börjar sprida ägandet externt övergår ovanstående processer till mer traditionell bolagsstyrning där man följer Aktiebolagslagen (ABL) och Svensk kod för bolagsstyrning. Här blir bolagsstämman det primära forumet för ägarstyrning.

Även i denna struktur finns dock möjligheter för grupper av ägare att samla sig för att påverka besluten. Detta är ett naturligt steg i utvecklingen mot en mer formell bolagsstyrning, som i stora företag.

Om intresse finns att använda extern hjälp kan Assensio erbjuda konsulttjänster och konsultstöd och agera som enskild konsult och rådgivare med frågor som rör förbättrad bolagsstyrning, strategiutveckling, styrelsearbete, ägardirektiv, system för bolagsstyrning, ägarstyrning, verktyg för bolagsstyrning o.d. I centrum av Assensios tjänster ligger att hjälpa sina kunder att gå från att vara ägarledda till att bli ägarstyrda. En viktig del i Assensios arbete är att tydliggöra rollfördelning och ansvarsfördelning mellan ledning, styrelse och ägare. Det är ett viktigt steg för att utveckla och främja bolagsstyrningen och bygga en långsiktigt hålllbar strategi. Kontakta Hendrik Trepp på Assensio för mer information. Se länk till kontaktformulär.