Assensio kundcase - serviceföretag bygg/installation

Under 2022 genomfördes ett ägarskifte i ett företag som specialiserar sig på komplexa service- och underhållslösningar inom bygg- och installationssektorn. Vid den tiden låg företagets omsättning på cirka 125 miljoner, spridd över hela Sverige med en mindre del från verksamhet i Norge. Totalt fanns då 11 aktieägare.

Efter att ha byggt upp företaget, introducerat nya ägare och varit djupt involverad i den operativa rörelsen valde en av grundarna, även en av huvudägarna, att gå i pension.

Generationsskiftet var noggrant planerat, och delar av ägandet hade gradvis överförts till en ny generation ägare i ledningen. En överenskommelse med kvarvarande ägare om betalning för aktier över längre tid var gjord. Formellt hade grundaren också minskat sin operativa roll under ett par år, och det fanns en ny VD sedan ett par år tillbaka.

Efter ägarskiftet uppstod en utmaning för den kvarvarande ägargruppen på grund av avsaknaden av en enskild stark person som sammanförde ägare, styrelse och ledning. Detta skapade otydlighet, och ägarna var överens om att struktur och arbetssätt behövde uppgraderas för att främja bättre bolagsstyrning. Man insåg att man hade flera steg kvar att gå från ägarlett till ägarstyrt.

För att hantera denna utmaning gav ägargruppen Assensio i uppdrag att, som rådgivare i bolagsstyrning, utveckla bättre bolagsstyrning genom att skriva ett mer omfattande och konkretare ägardirektiv samt skapa praktiska processer runt detta.

Under några veckor genomfördes intervjuer och en webbaserad enkätundersökning för att undersöka ägarnas syn på företagets framtid. Ett inledande möte hölls med alla ägare för att gå igenom resultaten och under mötet initiera processen att ta fram innehållet i det nya ägardirektivet. En mindre grupp utsågs sedan för att representera hela ägargruppen i arbetet.

Under den inledande processen framkom några kritiska punkter:

• Otydligheter i uppdelningen av det strategiska arbetet mellan ledning, styrelse och ägargrupp
• Otillräckligt fokus på det långsiktiga strategiarbetet med otydliga mål
• Generella oklarheter i rollfördelning och ansvarsfördelning mellan ledning, styrelse och ägargrupp
• Oklar ägarvilja (från styrelsens och ledningens perspektiv)
• Behov av beteendeförändring för att skilja ägarnas dagliga roll som anställda från deras roll som aktieägare
• Behov av förbättringar inom vissa strukturrelaterade områden, såsom ledningsorganisation, styrelsearbete och dokumentation kring styrning av styrelse och VD, ramar för övergripande rapportering samt några verktyg kring bolagsstyrning

Därefter genomfördes två workshops över några månader med den mindre ägargruppen, följt av ett större avstämningsmöte med alla ägare. Webbaserade enkätundersökningar genomfördes även här.

Fokus under dessa workshops var initialt inte bara på sakfrågorna i ägardirektivet, utan också på att hjälpa ägarna genom en process där de på ett bredare plan diskuterade och resonerade kring bolagsstyrning och strategi. En viktig del var att tydliggöra ansvarsfördelning och rollfördelning mellan ledning, styrelse och ägargrupp.

Senare utvecklades det övergripande ramverket i ägardirektivet, och beslut togs om vilka områden som måste betonas i dokumentet.

Assensios arbetsmetodik byggde på två viktiga fundament:

1. Ägardirektivet ses inte bara som ett dokument utan som en sammanfattning av alla ägares tankar om bolagets framtid. Debatten och processen att finna samsyn anses vara mer betydelsefull än själva dokumentet.
2. Den överordnade strategin integreras i ägardirektivet för att skapa en starkare plattform för ägarna att våga och vilja delegera till styrelsen och VD/ledning.

Efter att de övergripande ramarna hade fastställts utformades själva dokumentet med förankring i hela ägargruppen där Assensio hjälpte till att utforma innehållet och skriva ägardirektivet.

Den första fasen av projektet avslutades med ett större möte bland alla ägare där fas två diskuterades - implementeringen av ägardirektivet. Huvudpunkterna i denna andra fas inkluderade:

• Krav från ägarna på att styrelsen skulle ta ett tydligare löpande ansvar för det strategiska arbetet.
• En ambition att strategiarbetet skulle leda till en 3-årsplan i samarbete med ledningen för att uppfylla riktlinjerna i ägardirektivet.
• Beslut om att öka antalet externa ledamöter i styrelsen.
• Beslut om struktur för förbättrad ägarkommunikation och löpande informationsutbyte mellan ägarna.
• Beslut om förbättrad ägarrapportering från styrelsen.
• Beslut om att förbättra ett antal styrningsrelaterade dokument, såsom VD-/styrelseinstruktioner och andra verktyg för bolagsstyrning. För mer information så läs gärna denna guide från Assensio som sammanfattar frågor kring den administrativa aspekten för ägare i att implementera bättre bolagsstyrning 

Arbetet med implementeringen har pågått sedan sent 2022, och Assensio har fortsatt att stödja i implementeringsfasen. Det finns en klar samsyn bland ägarna att bolaget fått betydligt bättre bolagsstyrning med de genomförda åtgärderna.

Hendrik Trepp från Assensio sammanfattar projektet; "En ägargrupp som inte längre leds av stark ägare får möjligheter att blomma ut. Men en sådan grupp får också utmaningar då större krav ställs på tydlighet, struktur och till viss även mängden arbete som måste göras kollektivt i ägargruppen."

Assensio är konsultföretaget för att utveckla bolagsstyrning, skriva ägardirektiv, ta fram processer kring bolags- och ägarstyrning, utveckla verktyg och system för bolagsstyrning etc. I centrum för Assensios arbetssätt som rådgivare ligger att tydliggöra ansvarsfördelning och rollfördelning mellan ägare, styrelse och ledning. Målet är att hjälpa ett företag att transformeras från ägarlett till ägarstyrt vilket främjar bolagsstyrningen. Kontakta Hendrik Trepp på Assensio för mer information. Se länk till kontaktformulär.