Assensio kundcase - mjukvaruföretag

Företaget har varit verksamt i nära 15 år och erbjuder ett brett spektrum av konsulttjänster inom avancerad mjukvaruutveckling. Det finns en särskild inriktning på lösningar för snabbrörliga konsumentvaror, främst inom e-handel men också inom områden som supply chain och logistik kring e-handel. Under de senaste åren har företaget växt stadigt och med sina nästan 130 anställda är det en tydlig utmanare till de stora internationella IT-konsultföretagen i Sverige inom sitt segment.

Företaget har haft ett ägardirektiv som varit utgångspunkten för bolagsstyrningen. Vidare har man utvecklat styrelsens arbetsmetoder, där en extern ordförande har innehaft sin position under ett par år nu. Ledningsgruppen domineras till stor del av ägare, men det finns planer på att gradvis inkludera fler icke-ägare i ledningen. Totalt sett finns det 11 ägare, där alla aktivt deltar i bolagets verksamhet, och fem av dessa äger större andelar och resten mindre andelar.

Ägargruppen har under en tid diskuterat om man har uppnått sina mål när det gäller att utveckla bolagsstyrningen. Detta gäller särskilt huruvida man har lyckats tydliggöra ägarnas kollektiva ambitioner genom ägardirektivet, inte minst mht uppdelningen mellan styrelsens långsiktiga strategiska arbete och ledningsgruppens mer operativa fokus. Det har funnits en debatt bland ägarna om ledningsgruppen fortfarande i praktiken fungerar som i ett typiskt ägarlett företag, vilket innebär att både ägardirektivet och styrelsen inte har haft den roll i bolagsstyrningen som man önskat.

Assensio anlitades för att genomföra en grundlig analys av situationen och ge ägarna underlag för beslut om hur man skulle fortsätta arbetet med att förbättra bolagsstyrningen.

Analysarbetet involverade flera steg:

• Djupintervjuer med utvalda ägare
• En gemensam workshop med alla ägare för att göra en inledande bedömning av bolagets situation
• Intervjuer med övriga ägare och medlemmar i ledningsgruppen
• En webbaserad enkät till alla ägare och medlemmar i ledningsgruppen
• En första workshop med några utvalda ägare för att diskutera resultaten
• En större workshop med alla ägare för att diskutera övergripande förändringssteg

Några av de viktigaste slutsatserna var:

• Styrelsens roll i förhållande till ledningsgruppen var för passiv. Det fanns en uppfattning om att det var ledningsgruppen som i praktiken styrde styrelsen och inte tvärtom. Majoriteten ansåg att styrelsen i praktiken fungerade mer som en "advisory board" snarare än som en styrelse i enlighet med bolagskoden.
• Ägardirektivet var för otydligt för både styrelsen och ledningsgruppen, vilket ledde till tolkningsproblem
• Det fanns delade åsikter bland större ägare om för- och nackdelarna med att driva företaget som ett ägarstyrt företag jämfört med ett ägarlett företag. Vissa ansåg att ett ägarstyrt bolag blir mindre flexibelt och mer byråkratiskt. En öppen diskussion fördes om långsiktiga konsekvenser med att gradvis anpassa sig till bolagskoden.
• Det fanns också bristande kommunikation mellan ägarna, vilket skapade informationsgap eftersom färre än hälften av ägarna var involverade i ledningsgruppen

För att förbättra bolagsstyrningen beslutades det att vidta följande åtgärder:

• Tydligare definiera ägardirektivet genom att klargöra ansvarsfördelningen mellan ägare, styrelse och ledningsgrupp samt inkludera en övergripande strategisk inriktning för företaget
• Införa mer strukturerade processer för bolagsstyrning bland ägarna
• Öka fokus på årlig uppföljning av styrelsens arbete
• Tydliggöra styrelsens arbetsordning
• Förändra styrelsens sammansättning genom att inkludera fler externa ledamöter
• Formalisera beslutsprocessen kring den löpande strategiska planeringen i ledningsgruppen med regelbundna avstämningar tillsammans med styrelsen

Nästa steg innebär att implementera ovanstående åtgärder, och Assensio har fortsatt att stödja företaget i detta arbete. Det har bland annat hållits en workshop med ägare och ledning för att gemensamt utarbeta en strategisk inriktning för företaget som ska inkluderas i ägardirektivet. På liknande sätt har Assensio bidragit till att tydliggöra och utveckla bolagsstyrningsprocesserna samt implementera de övriga punkterna i den framtagna planen.

Assensio är konsultföretaget för rådgivning runt att skriva ägardirektiv, aktieägardirektiv, utveckla bolagsstyrning, ta fram processer kring bolags- och ägarstyrning, agera rådgivare ägardirektiv, utveckla verktyg och system för bolagsstyrning etc. I centrum ligger att tydliggöra rollfördelning och ansvarsfördelning mellan ägare, styrelse och ledning. Detta stödjer transformationen från ägarlett till ägarstyrt vilket främjar bolagsstyrningen. Kontakta Hendrik Trepp på Assensio för mer information. Se länk till kontaktformulär.