Hur skriver man ett ägardirektiv?

Syftet med ägardirektivet (eller aktieägardirektiv) i ett ägarlett/ägarstyrt företag är att på bästa sätt uttrycka den kollektiva ägarviljan med målet att inför styrelse och ledning ge en tydlig bild om ägarnas intentioner med bolaget på såväl kort som lång sikt. Det skapar tydlighet och underlättar delegeringen av ansvar för ägare till styrelse och vidare till ledningen. Det anses allmänt att ett väl implementerat ägardirektiv är en viktig pusselbit i arbetet att gå från ett ägarlett till ett ägarstyrt bolag.

Studerar man litteratur och läser på internet finns lite olika syn på hur man skall skriva ägardirektiv. Samsyn finns nog om att mht privata företag så är ägardirektivet ett viktigt instrument för de flesta ägarledda företag. Men sedan är det mindre tydligt och det finns uppenbarligen många sätt att ta fram ett ägardirektiv (ibland kallat ägarpolicy). Vad som ska ingå i ett ägardirektiv kan skilja sig åt ganska mycket beroende på vem man frågar.

På den mest basala nivån är innehållet i ett ägardirektiv fokuserat på rena bolagsstyrningsfrågor. T ex bolagsstyrningsprinciper samt ”spelregler” mellan ägare, styrelse och ledning. Ett sådant dokument är mer formalistiskt och kan skrivas relativt snabbt med en begränsad arbetsinsats från ägargruppen.

Assensio, som är det specialiserade konsultföretaget för ägardirektiv, anser dock att ett sådant ägardirektiv missar möjligheten att bli ett instrument i processen att jämka samman ägarviljor för att stödja en större förändring i bolagsstyrningen.

Istället utgår Assensios rådgivning kring ägardirektiv att se arbetet att skriva ägardirektivet som ett sätt skapa en sammanställd bild av den breda ägarviljan när det gäller företagets framtida utveckling. Nyckeln är att inte se ägardirektivet som ett formellt papper som skall skrivas utan som ett verktyg som gör att ägarna är komfortabla att "släppa taget” över vissa frågor vilket förenklar övergången från ett ägarlett till ett ägarstyrt företag.

Detta betyder också att själva diskussionen och processen att finna samsyn blir lika viktig som dokumentet i sig, dvs att "ta fram" ägardirektiv skall mer ses som ett utvecklings- och förändringsarbete snarare än ett skrivjobb.

Och en sådan process kan inte göras på ett par timmar, snarare tar det månader att bygga samsyn om framtida utveckling i en ägargrupp. Det är också här det blir tydligt med värdet att använda extern rådgivare för ägardirektiv då väl utförd facilitering av denna process är mycket viktig.

Assensios arbetsmetodik leder därmed till en mall för ägardirektivet som inleds med;

• Övergripande ledord (vilka vi är och vart vi skall) för verksamheten

och sedan har två viktiga delar; 

• Centrala bolagsstyrningsfrågor
• Övergripande direktiv för strategiarbetet (som sedan styrelse och ledningsgrupp skall ansvara för att utveckla)

Genom att inkludera även utvalda strategiaspekter i ägardirektivet skapas trygghet för ägarna att våga delegera till styrelse och VD/ledning. Detta är därmed ett viktigt instrument för att understödja processen där ägarna delvis ”släpper taget” över vissa frågor i frågor som de tidigare kanske varit mer involverade i dagligdags. Kort sagt, det stödjer processen att gå från ett ägarlett till ett ägarstyrt företag.

Detta innebär också att ägardirektivet man skriver blir lite längre, oftast 2-3 sidor (även om det ibland kan bli någon sida till) men genom att öka omfattningen av ägardirektivet på detta sätt ökas kvaliteten och därmed understöds processen att gå från ett ägarlett till ett ägarstyrt företag. Dock brukar Assensio rekommendera att hålla texten kort och koncis då det är lätt att tappa kraft i ägardirektivet om det blir för långt och för detaljerat. Hendrik Trepp, grundare av Assensio kommenterar; "Det är en delikat balans mellan att vilja skriva ner varje detalj vilket kan skapa en rigid struktur som blir svår för styrelse och ledning att förhålla sig till. Å andra sidan skapar en för stor otydlighet i ägardirektivet risker att ägare i sina enskilda operativa roller tar på sig ett tolkningsföreträde och därmed underminerar styrelsens och ledningens samlade arbete."

Notera dock att i vissa fall blir strategifrågan mindre viktig att lyfta fram, t ex om stor samsyn finns mellan ägarna om strategisk inriktning.

Exempel ägardirektiv

Se exempel nedan på rubriker för innehåll i ett typiskt ägardirektiv i ett ägarlett företag. Utgångspunkten i denna uppställning är att ge en mall som illustrerar ett "smörgåsbord" av områden som kan ingå i ett ägardirektiv. Exemplet är, enligt Assensios arbetsmetodik beskrivet ovan, uppdelad i tre block:

Vilka vi är och vart vi skall

• Bakgrund om varför företaget finns till
• Affärsidé, mission, vision, varumärke
• Grundläggande värderingar och syn på kultur- och hållbarhetsfrågor
• Långsiktiga finansiella och verksamhetsmål

Bolagsstyrning

• Övergripande bolagsstyrningsprinciper
• Ambitioner med styrelsen, styrelsens bemanning, styrelsens arbetssätt
• Ägarnas operativa roller i företaget inkl. ägarnas ersättnings- och incitamentsmodell
• Vad är frågor för ägare, vad är frågor för styrelse och ledning? Kort sagt, huvudpunkterna i ansvarsfördelning och rollfördelning mellan ägare, styrelse och ledning/VD. Här ligger de grundläggande spelreglerna i att gå från ägarlett till ägarstyrt bolag.
• Långsiktig plan för ägarspridning och principer för ägarskiften (principer och ambitioner - detaljer finns i aktieägaravtalet)
• Ägarnas egna process (ägarstyrning med ägarmöten, process för löpande ägararbete, ägarrepresentanter/ägarråd, informationsspridning, valberedning, ägaruppföljning, etc.)

Ägarnas syn på strategi

• Övergripande strategiska prioriteringar
• Marknadsposition (utveckla ny marknadsposition eller excellera inom given marknadsposition)
• Konkurrensfördelar (differentiering eller kostnads/marknadseffektivitet)
• Tillväxtstrategi (organiskt eller förvärvsdrivet)
• Andra strategiska dimensioner (kompetens, organisation, teknologi, distribution, partnerskaps etc.)
• Resultatfokus eller tillväxtfokus
• Finansiell risk (finansiering, investeringar, tillväxttakt, etc.)
• Utdelningsdrivet eller aktievärdesdrivet
• Utdelningspolicy
• Exit strategi

Notera att några av de strategiska direktiven enbart översiktligt skall formuleras på ägarnivå eftersom styrelse/ledning senare skall ta huvudansvaret att utveckla dessa. Skilj här på att ”ge övergripande direktiv för strategiarbetet” med att ”ta fram strategin i sig”. Valet av strategiska aspekter som bör inkluderas i ägardirektivet handlar mest om ägarnas egen syn på vad som bör kommuniceras när delegering sker till styrelse och VD/ledning.

Finns redan delar av en strategi utarbetad i företaget (som är förankrad i ägarnas syn på framtiden) blir detta arbete enklare och handlar mer om att översätta denna på ett sätt som kan skrivas i ett ägardirektiv.

Vissa bolagsstyrningsfundament i ägardirektivet kan komma från aktieägaravtalet som formellt är ett överordnat dokument till ägardirektivet. I aktieägaravtalet hanteras frågor kring själva aktieägandet inkl. övergripande styrprinciper för ägandet och för styrelsen, överlåtelser av aktier, värdering, frågor kring exit strategi, när ägare slutar i bolaget, etc.

Assensio är konsultföretaget som arbetar med bl a konsulttjänster för att skriva och ta fram ägardirektiv samt agera rådgivare för ägardirektiv. Assensio kan erbjuda rådgivning och konsultstöd och även agera som enskild konsult med tjänster för att utveckla bolagsstyrning, ägardirektiv, aktieägardirektiv, ägarstyrning, styrelsearbete, verktyg för bolagsstyrning etc. Ledordet för Assensio som rådgivare är att gå från ägarlett till ägarstyrt genom att tydliggöra ansvarsfördelning och rollfördelning mellan ägare, styrelse och ledning. Kontakta Hendrik Trepp på Assensio för mer information. Se länk till kontaktformulär.